Durante il periodo del lockdown è diventato ancora più importante essere capaci di comunicare efficacemente in forma scritta e presentare concetti a distanza. 
Probabilmente abbiamo prodotto e ricevuto ancora più slide, perché le slide sono un supporto ideale per costruire sintesi efficaci combinando testo e immagini.

Abbiamo chiesto a Elena Bobbola e Marie Louise Denti come costruire slide che funzionano, in una conversazione su design e presentazioni efficaci che si è svolta in diretta sulla nostra pagina Facebook.

La costruzione delle slide

Le migliori presentazioni sono conversazioni

Le migliori presentazioni sono relazionali: dobbiamo entrare in sintonia e interagire con le persone che formano il nostro pubblico, come spiega sempre bene Tatiana Cazzaro.

Costruire questa relazione quando la presentazione avviene online è molto difficile: non possiamo guardarci negli occhi, spesso non li vediamo nemmeno se stiamo parlando in modalità webinar.

I tempi si accorciano: perfino un Ted Talk da 18 minuti è considerato “lungo”. Come coinvolgiamo il nostro pubblico, dunque, in una presentazione online? Dobbiamo creare presentazioni brevi, dividerle in blocchi di contenuti, e ricreare un dialogo aggiungendo sondaggi, domande dirette ed esercitazioni molto brevi; il Milanese Imbruttito le definirebbe sneakable (mordi e fuggi).

Definire delle pause è fondamentale sia per chi parla che per chi ascolta: il pubblico può interagire e rigenerare l’attenzione, lo speaker riprende fiato. Per introdurre il momento-domande o l’esercitazione basta una slide molto semplice, come questa, che spezza subito il ritmo e attira l’occhio.

La situazione ideale è avere un moderatore, qualcuno che ti presenta, filtra le domande, interagisce con le persone a casa attraverso la chat, perché parlare e leggere le domande, capire quale scegliere e rispondere, il tutto mentre stai tenendo una presentazione, è cognitivamente impegnativo (e noioso per chi segue).

La pausa o l’esercitazione pratica possono essere anche un perfetto piano B in momenti di difficoltà (ad esempio scarsa connessione internet).

Keep it simple: crea un format di slide

Un suggerimento molto pratico: usa format che il pubblico riconosca subito. Hai una slide per le domande? Usa sempre quella per il momento domande: “minima spesa, massima resa”.

Le slide non devono essere tutte diverse, non è importante la creatività ma la semplicità e la chiarezza.

Come si creano slide semplici e chiare?

La ricetta è:

  • Strutturare i contenuti in modo sistematico.
  • Dichiarare l’intenzione e lo sviluppo della presentazione: chi ti ascolta si rilassa all’istante, perché gli risparmi la fatica di orientarsi. 
  • Mostrare al proprio pubblico il punto di arrivo disegnando e visualizzando una struttura lineare, un vero e proprio percorso a tappe.

Per evitare confusione e per rendere le slide essenziali ma chiare è molto utile preparare i contenuti della tua presentazione sulla carta o sui post-it: ti aiuta a sviluppare un pensiero sintetico che alimenterà la fiducia e l’interesse dell’interlocutore.

Quando manca il coinvolgimento fisico e metalinguistico il pubblico si distrae velocemente.

Devi dare la soluzione di un problema in un meeting aziendale? Svelala subito! Inizia la presentazione con la soluzione e poi spiega come hai raggiunto quelle conclusioni: la suspense va bene nei talk ispirazionali, ma non funziona in ambito aziendale.

Allo stesso modo, non ha senso cominciare con il curriculum o la storia dell’azienda: molto probabilmente chi ci ascolta li conosce già, il suo tempo e attenzione sono risorse scarse e vuole usarli per sentire il nostro punto di vista.

Trova le parole giuste

Quando prepari un talk o una lezione, il linguaggio è lo strumento per costruire fiducia, trasmettere il messaggio, chiamare all’azione. Ricevi 3 lezioni gratis su come usare meglio le parole.

La struttura dei contenuti delle slide

La struttura deve essere chiara e diversificata a seconda del contesto. 

Crea un albero di navigazione, soprattutto per le presentazioni online, che comprenda:

  • L’agenda: il tuo programma, un riepilogo di cosa farai. 
  • Le copertine di sezione: slide di colore diverso, sempre lo stesso, con una frase o un titolo. Fanno capire a colpo d’occhio che stai cambiando “capitolo”.  
  • Gli indicatori di sezione: una scritta in un punto fisso della slide per aiutare chi ti ascolta a capire subito dov’è.

Questo tipo di struttura è mutuata dagli Slide Doc, che meritano un discorso a sé perché sono lo strumento da usare quando le riunioni in presenza sono sostituite da riunioni online o addirittura da nessuna riunione.

Quando il meeting è sostituito solo da una presentazione scritta

A volte può succedere che la riunione sia sostituita, o anticipata, da una relazione scritta.

Qui entrano in gioco gli Slide Doc: sono documenti di presentazione visivi e testuali che devono essere autoportanti, cioè chiari e comprensibili senza nessuno che li presenta, perché magari vengono inviati via mail con solo una breve introduzione.

Meno riunioni in presenza significa anche più relazioni scritte, ma attenzione: non possiamo mandare un documento in Word di 95 pagine! Questo genere di documenti e report deve funzionare come un passepartout comprensibile a tutti.

Uno Slide Doc è fatto bene se nessuno alza il telefono per chiedermi di spiegare qualcosa: va costruito in modo diverso dalle “presentazioni presentate” perché NON deve stimolare un’interazione ma spiegare e informare in modo chiaro e inequivocabile.

Il concetto è stato definito ed esplorato a fondo da Nancy Duarte, che ha addirittura registrato il marchio Slidedocs®; io ed Elena stiamo preparando un corso Digital Update proprio su questo argomento [iscriviti alla newsletter per ricevere subito gli aggiornamenti sui corsi].

Che programma usare per creare le slide?

È una domanda che ci viene fatta spesso, ma la risposta è che lo strumento conta poco: la cosa più importante è la progettazione della presentazione, non quale software usiamo per fare le slide. Noi spesso usiamo direttamente il programma con cui il cliente è già abituato a lavorare.

Quindi, valuta quale strumento ti permette di fare tutto quel che devi fare (scorrere le slide, poter vedere le note del presentatore, distribuire la presentazione su altri computer oltre al tuo, modificare o presentare le slide da remoto), poi imparane BENE le funzionalità e usa sempre quello.

Sicuramente PowerPoint è lo strumento più usato, ha risolto molti dei problemi di portabilità che aveva fino a qualche anno fa ed è anche relativamente economico rispetto ad esempio a Keynote; ma anche con GSuite si possono fare presentazioni efficaci.

E attenzione anche ai font; Helvetica, ad esempio, non è supportato da tutti i PowerPoint se non è stato installato.

Consigli pratici per progettare slide

Le animazioni: sì o no?

Se farai una presentazione dal vivo con il tuo computer: , purché l’animazione aggiunga qualcosa alla tua trattazione.

Se non userai il tuo computer: ni. Ti conviene esportare tutto in .png per “stamparlo” e caricarlo sullo strumento di presentazioni che userai: in questo caso le animazioni andrebbero perse, meglio non metterle proprio.

Nelle lezioni online la risposta è decisamente no: non inserire video e animazioni. Sono complesse per te da gestire, occupano banda e possono causare ritardi, e sono difficili da seguire per il tuo pubblico.

Una slide, un concetto

Ogni slide, anche semplice, deve rappresentare un solo concetto. Vuol dire che la slide è un silos chiuso? No, la slide è all’interno di un flusso di pensiero, all’interno di un percorso in cui accompagni il pubblico fino a dove vuoi arrivare.

Il tuo mantra deve essere less is more: pensa a un concetto e poi semplificalo. Non vuol dire renderlo banale, ma renderlo più leggibile.

Non riempire le slide: sono la scenografia della tua presentazione, devono fare da gancio, non creare un problema. Se le tue slide sono dense e la connessione è bassa, si leggeranno male, le persone dovranno avvicinarsi al monitor e si distrarranno.

Le scritte su sfondo pieno

Metti le parole su sfondo pieno, quindi non inserire sfumature, né parole su immagini o su texture. Nella presentazione online si rischia ancora di più che non siano leggibili. 

Piuttosto gioca sui contrasti di colori tra testo e sfondo. Posso controllare il contrasto delle slide con dei tool appositi, ad esempio gli strumenti che controllano che siano leggibili anche da persone con ridotte capacità visive o con daltonismo. Puoi fare anche una prova semplice in autonomia: socchiudi gli occhi. La slide è sfocata? Le parole sono ancora leggibili?

Se fai la prova con gli occhi socchiusi, capirai subito che devi semplificare i grafici, evitare le ombre o tutte le forme tridimensionali: vedrai subito come le forme complesse o sfumate si “impastano”, aumentando lo stress visivo in chi guarda.

Anche i modelli preimpostati dello strumento che usiamo, PowerPoint o altro, ci vengono in soccorso. Sono stati progettati proprio per massimizzare la leggibilità.

[Per imparare a usare i colori e i contrasti, segui il corso online di Grafica per non grafici. N.d.R]

Usa poche parole e scrivi GRANDE

Scrivi, poi rileggi e trova il modo di dire le stesse cose con meno parole. E soprattutto scrivi grande: vuol dire ALMENO 18 punti!

I guru della comunicazione, come Seth Godin ad esempio, dicono: non più di 6 parole per slide.
Se ne usi 6, ne consegue che devi dare loro il giusto “pesovisivo, ma non solo. Minimalismo non vuol dire essere banali: devono essere anche dense di contenuto, selezionate con cura. Sono solo 6, usale bene, devono essere un concentrato del tuo concetto.

Se vuoi imparare con noi a preparare presentazioni memorabili, chiare e mai banali, ti aspettiamo il 23-25 settembre su Zoom per il nostro corso “Slide e presentazioni che funzionano”

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