Presentazioni: l’importanza dei tempi

  • Se ho un talk di 30 minuti quante slide devo fare?
  • Quanto tempo devo dedicare a ogni slide quando le spiego?
  • Quanto tempo devo destinare in media a costruire uno speech?

Queste sono alcune delle domande a cui rispondiamo durante i nostri interventi in pubblico.
Il tempo, quindi, è uno dei temi che mette a dura prova lo slide maker.

3 fasi + 1, come fosse un trucco!

La nascita di una presentazione deve seguire un processo strutturato che prevede tre fasi distinte:

  1. ideazione/progettazione
  2. realizzazione/revisione
  3. consegna/presentazione.

Ognuna di queste fasi ha un tempo specifico con un inizio, uno svolgimento e una fine. E, per funzionare veramente, non devono sovrapporsi. Per cui, mio caro slide maker, mettiti una manina sul cuore e non progettare davanti al tuo computer. Mai.

E il +1? Secondo me, questa è la fase più importante e cioè quando hai consegnato il tuo discorso nelle mani del tuo pubblico e sarà lui a elaborare e disseminare il messaggio che hai inviato e dunque a farlo vivere oltre il momento in cui lo hai presentato.

Prima la carta poi il computer

Lontano dal computer lontano dai guai. L’ideazione e la progettazione sono due momenti in cui pensi all’argomento da proporre a un “livello alto”, quasi strategico; sicuramente questa è una fase disordinata.

Di cosa voglio parlare? Tra la quantità di cose che faccio ogni giorno, come il manuale del freelance insegna, di che posso parlare? Quale argomento può essere rilevante per chi mi viene ad ascoltare, che big idea voglio trasmettere e che cosa voglio come ritorno dal mio intervento?

Queste sono tutte le domande che mi frullano in testa e, anche quando faccio altro, una parte del mio cervello lavora per unire tutti questi puntini. È una fase esplorativa al 100% in cui si possono trarre suggestioni utili da diversi media: una newsletter, un articolo di giornale, una serie di Netflix.

Una volta che ho raccolto gli argomenti devo scegliere quale sarà il più rilevante per il mio pubblico: questa è la spinta che mi muove.

Questo è un passo difficile perché uno tende a innamorarsi delle proprie idee e se un talk ha un solo obiettivo eh, poco si può fare, bisogna eliminare qualcosa: bisogna scegliere. Lo psicologo Barry Schwartz in questo Ted ci racconta Il paradosso della scelta definendola addirittura paralizzante.

Dall’idea ai Post-it

Il primo approccio a un talk mi piace vederlo come una fase leggera e aerea, ma poi arriva il momento in cui “bisogna mettere a terra il progetto” e farlo diventare realtà con carta e penna.

Ogni slide designer che si rispetti ha una passione spropositata per i Post-it di forme e colori e dimensioni diverse che servono per dare movimento, ritmo ed emozione alla presentazione. Alcuni di noi, e questo è un segreto da Slide Queen, hanno addirittura ante di armadi o muri costellati di Post-it, ma questa è un’altra storia.

I Post-it servono proprio a inserire un mini contenuto: l’obiettivo di quella specifica slide.
Perché se un talk ha un obiettivo anche le singole slide ne hanno uno. Uno solo, mi raccomando.

Il Post-it mi darà quindi un’indicazione di ciò che conterrà la slide e… udite, udite il tempo che ci metterò a presentarla. Quanto voglio soffermarmi su ogni singola slide? Se inserisco un video: quanto dura il video? Ho intenzione di commentarlo?

Quando avrai spacchettato tutto il discorso e individuato:

  • l’apertura,
  • lo svolgimento,
  • la chiusura,

potrai capire quanto dura la tua performance. E quindi buttare via il superfluo, all’urlo di “Less is more!”: taglia, taglia e taglia.

Impaginare, che passione!

Se hai costruito bene lo storyboard e la tua impostazione ti convince non dovrai far altro che sederti di fronte al monitor, aprire il programma per fare presentazioni e iniziare a impaginare.

Il tempo trascorso davanti al computer sarà quindi breve e legato alla mera esecuzione, perché ti sarai già chiarito le idee e avrai definito gli obiettivi.

Lo scopo del software è quello di rendere in forma digitale un’idea che hai sviluppato prima e ti servirà soltanto per inserire i contenuti selezionati in precedenza. Se vuoi avere qualche dritta su quali sono i trend visivi per vestire le presentazioni in modo da avere un effetto wooow leggi il post di Elena Bobbola, la Slide Queen bionda.

Il tempo del pubblico

Una parte importante prima di andare on air è quella di revisione, che prevede tre passaggi fondamentali, il trittico delle Slide Queen:

  1. Rileggere le slide alla caccia del refuso, che proprio non piace, né al relatore né al pubblico. Denota un senso di approssimazione che impolvera tutto.
  2. Provare il discorso: ci sono vari modi per provare il discorso, da solo davanti allo specchio, registrandoti con il cellulare – per poi riguardarti e poter dire: “Che brutta voce che ho!” – ma anche per osservarti in modo critico per vedere quanto tempo impieghi realmente ad argomentare una slide e i passaggi che devi migliorare.
  3. Individuare i tempi, questa è una fase delicata incui bisogna valutare il tempo del pubblico, perché il tempo del pubblico è più importante di quello del relatore. Quanto ci metterà a entrare in sala? Voglio fare un’apertura in cui lo coinvolgo con delle domande? Se sì, quanto voglio che duri questa apertura? E alla fine? Ci sarà un momento di confronto? Il pubblico dovrà uscire dalla sala?

Prima di affrontare un talk bisogna essere preparati e avere delle risposte a tutte queste domande e non solo. Durante il nostro corso Elena e io tratteremo tutti questi argomenti. Ti aspettiamo in aula a Bologna!

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